میز کار - ساخت آرشیو شخصی

از امروز مقوله ای را با عنوان «میز کار» به «عصر رسانه» اضافه می کنم. فردی که «حرفه» ای را به عنوان کار و بار خویش پذیرفته است گریزی ندارد جز اینکه «ابزار» آن را هم بشناسد و آنها را درست به کار بگیرد . «میز کار» یعنی مجموعه ابزار و تجاربی که یک فرد حرفه ای باید در اختیار داشته باشد تا در کارش موفق باشد.

یک «ژورنالیست» نیز از این قاعده مستثنی نیست . برای موفقیت در این حرفه ، مجموعه ای از ابزار و تجارب مورد نیاز است که بدون آنها کاری از پیش نخواهد رفت .افراد زیادی را دیده ام که این عنوان پرطمطراق (ژورنالیست) را بر دوش می کشند ولی با ابزار آن بیگانه اند و گذشته از ضعف در مبانی تئوریک (که در این جا به آن نمی پردازیم) از کار مفید با کامپیوتر عاجزند ، با ابزار صوتی و تصویری بیگانه اند ، درست نویسی را نمی شناسند و هنوز فکر می کنند فقط بر روی کاغذ نوشتن ، اصالت و سندیت دارد ! و ...

بخشی از این ابزار به آموزشهای تخصصی بر می گردد که در دانشگاه ها و آموزشگاه ها تدریس می شود و از حد این نوشته خارج است . اما برخی از دانسته ها و تجارب «میان رشته ای»اند  و لزوما در یک رشته تدریس نمی شوند. به صورت مصداقی بخواهم بگویم ، یک ژورنالیست امروزی باید این توانایی ها را در چنته داشته باشد : آشنایی با کامپیوتر (مبانی ، ویندوز ، ابزار آفیس ، استفاده بهینه از اینترنت ، طراحی مقدماتی قالب و حتی اسکریپت یک سایت ، ابزار مالتی مدیا ، ابزار ویرایش عکس و ...) مهارت کامل در دست کم یک زبان خارجی (در این باره چیزی نمی گویم  چون خودم مشکل دارم!) ، مهارت در تند زنی (همان تایپ) ، استفاده از ابزار صوتی و تصویری (آشنایی با انواع دوربین های تصویر برداری و عکاسی دیجیتال ، Mp3 player و ... ) ، درست نویسی (اصول نگارش صحیح فارسی ) و ... حتما می توانید موارد دیگری را به این فهرست بیافزایید .

در این مقوله جدید (میز کار) تا آن جا که بتوانم و سوادم اجازه بدهد تجربیات خودم و یا دیگران را برای شما نقل می کنم. شما هم می توانید در پربار شدن این مقوله کمکم کنید.

برای پرهیز از زیاده گویی ، نخستین تجربه را با شما در میان می گذارم و آن «ضرورت داشتن آرشیو شخصی و نحوه ساخت » است . بسم ا...

************************************

یک ژورنالیست ، اعم از خبرنگار و یا «دبیر خبر» (واژه ای که برای برخی ناشناخته است و بعدا درباره اش می نویسم) بر خلاف یک تحلیلگر یا تفسیر نویس ، با «تازه ها» بیشتر سر وکار دارد. ولی این مشغله او را از احاطه کامل به «سابقه» رویدادها باز نمی دارد زیرا اگر پیشینه رویدادها را نداند ، «تازه ها» برایش مفهوم حرفه ای نخواهند داشت و متاسفانه پس از مدتی از خبرنگار به «خبر بیار» ! و از دبیر خبر به «ماشین نویس» نزول درجه خواهد کرد.نتیجه اینکه من فکر میکنم هر ژورنالیستی ، جدای از اینکه سازمانش «سیستم آرشیو» برایش تدارک دیده باشد یا خیر ، باید خود آستین بالا بزند و آرشیو مخصوص خود را درست کند . چون بعید است که یک نرم افزار سازمانی بتواند نیازهای متنوع یک ژورنالیست را به طور کامل پاسخ گوید . البته شاید برای ساخت آرشیو شخصی، نرم افزارهای کاربردی وجود داشته باشد ولی روش زیر هم ساده است و هم پاسخگوی همه نیازهای شما خواهد بود . امیدوارم !

سیستم آرشیو من مبتنی بر نرم افزار «Microsoft Word» است (همان ورد خودمان!).

۱- Word  را اگر در اختیار ندارید نصب کنید . این نرم افزار در مجموعه Microsoft Office قرار دارد که نسخه ۲۰۰۳ آن در بازار موجود است (۲۰۰۶ هم آمده است ولی من کار نکرده ام) .

۲- از منوی Start و سپس Programs گزینه Microsoft Office و سپس Microsoft Word را بر می گزینیم . اکنون پرونده ای سفید باز شده است به نام Document . بهتر است که نام آن را عوض کنیم. از منوی File گزینه save as را بر می گزینیم و در بخش file name  نامی دلخواه تایپ می کنیم (ترجیحا لاتین) . مثلا نام این پرونده را میگذاریم MyArchive ،فعلا دکمه save را نزنید !

۳- برای کلاس گذاشن و اینکه هر کسی نتواند آرشیو ما را دستکاری کند از گزینه Tools (مطابق شکل زیر) گزینه Security Option را بر می گزینیم . در صفحه جدید نیز در مقابل گزینه Password to open کلمه عبور مورد نظر را وارد می کنیم که بهتر است ترکیبی از اعداد و حروف باشد و از گذاشتن تاریخ تولد ، شماره تلفن ، نام کوچک و ... خودداری کنید چون به راحتی تشخیص داده می شود!پس از اینکه دکمه ok را زدید یک بار دیگر کلمه عبور را از شما می پرسد که وارد می کنید و ok را می زنید.

۴- حالا آرشیوتان را بسازید .با استفاده از ابزار جدول مطابق شکل زیر یک جدول تک خانه ای رسم کنید . حالا در داخل این جدول اولین موضوع را تایپ کنید . مثلا : «موضوع هسته ای ایران» . از این پس این یکی از موضوعات کلی آرشیو شما خواهد بود . حالا دکمه Tab را می زنیم تا خانه ای جدید اضافه شود . سپس موضوع دوم را می نویسیم : «سازمانهای بین المللی» . موضوع دوم شما نیز ایجاد شد و به همین ترتیب هر موضوعی را فعلا به ذهنتان می رسد بنویسید. این فهرست را هر روز میتوانید کامل تر کنید.

۵- موضوعات کلی را ساختیم . اما محتوا چه طور ؟ در این جا برای تکمیل موارد جزیی تر «موضوع هسته ای ایران» در قسمت سفید صفحه (زیر آخرین خانه جدول) چند Enter  می زنیم تا صفحه دوم دیده شود .در هر جای صفحه دو که خواستیم ، تایپ می کنیم : «موضوع هسته ای ایران» و سپس آن را با ماوس مارک می کنیم (بر می گزینیم). اکنون مطابق شکل از منوی  Insert گزینه Bookmark را بر می گزینیم. کادر کوچی باز می شود در بخش Bookmark name نامی دلخواه می گذاریم (فارسی یا لاتین ولی در این نام فاصله نباید باشد. مثلا می نویسیم : موضوعهستهایایران  (خیلی بی ریخت است ولی مهم نیست !) سپس دکمه Add  را می زنیم.

مرحله بعد (شکل پایین)

۶- در مقابل عنوانی که الان نوشتیم (موضوع هسته ای ایران) یک عنوان جدید می نویسیم با نام : «بازگشت» (فعلا به آن کاری نداریم!)

۷ - بار دیگر به جدول صفحه یک باز می گردیم و در آن جا عنوان «موضوع هسته ای ایران» را مارک می کنیم و مطابق شکل روی آن راست کلیک می کنیم . از منوی باز شده گزینه Hyperlink را بر می گزینیم و در کادر جدیدی که مطابق شکل باز می شود دکمه Bookmark را می زنیم تا صفحه جدیدی باز شود. در این صفحه نیز همان عنوان عجیب و غریب موضوعهستهایایران را بر میگزینیم و همه کادرها را ok میکنیم.

مرحله بعد (شکل پایین)

مرحله بعد (شکل پایین)

۸ - تمام شد . اولین آرشیو را ساختید . الان به سراغ جدول اصلی بروید و در حالی که دکمه Ctrl را نگه داشته اید روی عنوان «موضوع هسته ای ایران»   کلیک کنید . خواهید دید که شما را به صفحه دوم (یعنی بخش جزییات) می برد . این کار وقتی جذاب است که مثلا صد عنوان کلی داشته باشید و ۳۰۰ صفحه آرشیو و با یک کلیک ساده به راحتی به مقوله مورد نظر بروید.

۹- حالا هر چقدر دوست دارید در صفحه جزییات ، درباره موضوع هسته ای مطلب بگذارید تا هر وقت خواستید با یک کلیک ساده به سراغ آن بروید . مانند همین کار را برای مقوله «سازمانهای بین المللی» انجام دهید . اما سه بخش دیگر برای تکمیل این آرشیو مورد نیاز است .

الف - ساخت دکمه بازگشت : برای اینکه در میان صفحات آرشیوتان گم نشوید به دکمه ای برای بازگشت نیاز دارید . این کار را بکنید : در صفحه اصلی آرشیو ، عنوان «موضوع هسته ای ایران» را مارک کنید و دوباره مانند قبل از منوی Insert گزینه Bookmark را بر گزینید . در صفحه جدید این نام را به آن بدهید : بازگشت  (و یا return) سپس دکمه Add  بزنید . حالا در جدول دوباره «موضوع هسته ای ایران» را مارک کنید و همزمان با فشار دادن Ctrl روی آن کلیک کنید تا به بخش جزییات بروید . یادتان باشد قبلا عنوانی در این جا درست کرده بودیم به نام «بازگشت» . اکنون عنوان  «بازگشت» را مارک می کنیم و راست کلیک می کنیم تا منو باز شود (با این کار قبلا آشنا شده اید!) . سپس Hyperlink را برمی گزینیم و در صفحه جدید به سراغ Bookmark می رویم و عنوان «بازگشت» و یا Return  را که قبلا ساخته ایم بر میگزینیم و سپس همه دکمه ها را ok می کنیم. این هم از دکمه بازگشت . برای امتحان آن با گرفتنCtrl ماوس را بر روی آن کلیک میکنیم تا به صفحه اول برویم. جالب اینکه کافی است این عنوان «بازگشت» را در هر جای صفحه کپی کنیم تا با کلیک کردن روی آن به صفحه اصلی برگردیم.

ب - تبدیل به آرشیو وب : می توانیم آرشیومان را از قالب یک فایل word خارج کنیم . این کار دو فایده دارد . اول اینکه دیگر نیازی به وجود برنامه word برای دیدن آرشیو نداریم. اگر به فرض این فایل را به کامپیوتری منتقل کنیم که این برنامه را ندارد ، مشکلی نخواهیم داشت. دوم اینکه برای کلیک کردن روی هر لینکی دیگر نیاز به گرفتن دکمه Ctrl نداریم و مانند صفحات وب به سادگی با یک کلیک چپ به لینک مورد نظر هدایت می شویم. برای ساخت فایل وب از منوی file گزینه Save as web page  را برمی گزینیم. در کادری که باز می شود نامی جدید (به لاتین) بر می گزینیم و دکمه save را می زنیم. اکنون اگر روی این فایل که با پسوند Html ذخیره شده است کلیک کنیم می بینیم که به جای word در برنامه اکسپلورر باز می شود و کاملا اینترنتی شده است !

ج - جست و جو در آرشیو : این مهم ترین بخش این آرشیو است به ویژه وقتی حجم فایل بالا برود. برای جست و جو با فشار دادن دکمه ترکیبی Ctrl + Home به اول صفحه می آییم . سپس به سادگی از منوی Edit گزینه Find را بر می گزینیم و وقتی کادر باز شد کلمه مورد نظرمان را تایپ می کنیم و Enter می زنیم. اگر این کلمه موجود باشد بلافاصله مارک خواهد شد اگر نتیجه نگرفتید آن قدر Find next را می زنیم تا به مطلب مورد نظر برسیم.این بخش جست و جو در نسخه اینترنتی آرشیوتان به همین ترتیب قابل استفاده است . همین . تمام !

پیشنهاد میکنم آرشیوتان را هر دفعه که تکمیل کردید ، به آدرس ایمیلتان به عنوان یک فایل الصاق (Attach) کنید .به این ترتیب در هر جای دنیا به آرشیوتان دسترسی دارید. بهتر از این؟!

ممنون می شوم اگر آرشیوی ساختید به من هم خبر بدهید و پیشنهادها و ایرادها را گوشزد کنید. ببخشید که این نوشته این قدر طولانی شد.

 محمد مهدی نادری